Fatturazione elettronica internazionale, cosa cambia dal 2026 e come prepararsi

Il 2026 segna un punto di svolta per la fatturazione elettronica a livello globale. Sempre più Paesi stanno accelerando la digitalizzazione dei processi fiscali, introducendo sistemi strutturati di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. L’obiettivo è duplice: semplificare gli adempimenti per le imprese e rafforzare il controllo sull’IVA, riducendo evasione ed errori. L’esperienza italiana, con l’introduzione anticipata della fatturazione elettronica obbligatoria, ha fatto da apripista. I risultati ottenuti in termini di recupero del gettito e trasparenza hanno spinto molti governi europei ed extraeuropei ad adottare modelli simili, spesso ispirati agli standard comunitari come EN 16931 o alle reti di scambio come Peppol. Per le aziende che operano oltre confine, ignorare questa evoluzione non è più un’opzione. Adeguarsi per tempo alle nuove regole diventa una condizione essenziale per continuare a commerciare senza ostacoli.

I Paesi coinvolti e le principali scadenze

La maggior parte degli Stati sta procedendo in modo graduale, partendo dalla fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (B2G) per poi estendere l’obbligo ai rapporti tra privati (B2B). Tuttavia, tempi e modalità non sono uniformi.

Ecco una panoramica dei principali cambiamenti in arrivo:

Belgio
L’obbligo è già operativo per il B2G. Dal 1° gennaio 2026 la fatturazione elettronica diventa vincolante anche per le operazioni B2B tra soggetti residenti, inclusi gli operatori esteri con stabile organizzazione. Il formato di riferimento sarà Peppol BIS 3.0.

Germania
Il percorso è scandito da più fasi. Nel 2026 termina il periodo transitorio, durante il quale PDF e cartaceo sono ammessi previo accordo con il cliente. Dal 1° gennaio 2027 l’e-invoicing in formato EN 16931 diventa obbligatorio per le imprese con fatturato superiore a 800.000 euro. Dal 2028 l’obbligo sarà universale per tutte le transazioni B2B.

Croazia
Da gennaio 2026 è operativo il progetto Fiskalizacija 2.0, che introduce la fatturazione elettronica per le imprese residenti, con l’obiettivo di digitalizzare l’intero ciclo delle transazioni commerciali.

Francia
L’avvio è previsto per settembre 2026. Da quella data tutte le imprese dovranno essere in grado di ricevere fatture elettroniche. L’obbligo di emissione scatterà subito per grandi e medie imprese, mentre piccole aziende e microimprese avranno tempo fino a settembre 2027.

Polonia
Il sistema centrale KSeF dovrebbe diventare obbligatorio da febbraio 2026. La piattaforma statale gestirà l’intero flusso di invio e ricezione delle fatture. È prevista una possibile proroga al 2027 per i contribuenti di dimensioni ridotte.

Emirati Arabi Uniti
Il debutto del sistema nazionale è atteso per luglio 2026. Le autorità devono ancora definire con precisione le categorie di contribuenti coinvolte nelle prime fasi.

Lettonia
La fatturazione elettronica è già obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione. Dal 1° gennaio 2028 l’obbligo sarà esteso anche alle transazioni B2B, con adozione dello standard EN 16931.

Spagna
L’entrata in vigore è prevista tra 2027 e 2028. Anche in questo caso, il riferimento tecnico sarà lo standard europeo EN 16931.

Questo scenario conferma una tendenza chiara: la gestione digitale dei documenti fiscali sta diventando uno standard globale, non più un’eccezione.

Impatti sulle imprese italiane che operano all’estero

Le nuove normative hanno conseguenze dirette sul sistema produttivo nazionale, soprattutto per le aziende con una presenza internazionale. Le realtà più esposte sono quelle che dispongono di stabili organizzazioni, filiali o sedi operative nei Paesi interessati. In questi casi, non è sufficiente rispettare le regole italiane: occorre garantire la piena conformità anche alle normative locali, assicurando che i sistemi informatici esteri dialoghino correttamente con quelli utilizzati in Italia. Ma l’impatto non si limita a chi ha sedi fisiche all’estero. Anche le imprese che fatturano clienti stranieri senza una presenza locale dovranno adeguarsi ai nuovi requisiti. Le evoluzioni normative europee coinvolgeranno progressivamente tutti gli operatori, compresi coloro che adottano regimi fiscali agevolati. La validità fiscale di una fattura dipenderà sempre più dalla corretta generazione del documento secondo le specifiche tecniche del Paese di destinazione. Un’incongruenza nei tracciati o nei formati può portare allo scarto della fattura da parte del sistema di interscambio locale, con il rischio di irregolarità fiscali e ritardi nei pagamenti.

Come affrontare la transizione: strategie operative

Il passaggio alla fatturazione elettronica internazionale non è solo un adempimento normativo, ma una sfida tecnologica e organizzativa. L’era delle fatture PDF inviate via email è destinata a chiudersi definitivamente, lasciando spazio a flussi di dati strutturati e controlli automatizzati.

Per affrontare il cambiamento in modo efficace, le imprese dovrebbero:

aggiornare i propri software gestionali o integrare soluzioni specializzate in grado di supportare più standard internazionali;

adottare sistemi capaci di convertire automaticamente i dati di fatturazione nei formati richiesti dalle diverse autorità fiscali;

monitorare costantemente l’evoluzione normativa nei Paesi in cui operano.

Dal punto di vista operativo, alcuni aspetti risultano particolarmente critici per la compliance:

l’applicazione delle firme digitali riconosciute a livello locale;

la corretta gestione delle valute e dei tassi di cambio al momento dell’emissione;

la conservazione digitale a norma, indispensabile in caso di controlli IVA o verifiche fiscali.

Investire in processi e strumenti adeguati consente di integrare la fatturazione elettronica internazionale nei flussi aziendali, riducendo il rischio di errori formali, scarti e sanzioni. In prospettiva, questa trasformazione rappresenta anche un’opportunità per rendere più efficienti i processi amministrativi e rafforzare la competitività sui mercati esteri.